Dubbele registratie verminderen: eerst het proces, dan AI

Twee keer hetzelfde invoeren

Het gebeurt overal in de zorg. De rapportage gaat in het ECD en daarna nog een keer in een Excel-lijst. De incidentmelding staat in het meldsysteem en wordt overgetypt voor het teamoverleg. Elke dubbele invoer voelt klein, maar samen vragen ze elke week uren en niemand weet nog precies waarom ze bestaan.

Vraag eerst: waarom bestaat de tweede registratie?

Achter dubbele invoer zit bijna altijd een verhaal. Een audit van jaren geleden. Een manager die ooit een overzicht wilde. Een systeem dat een veld mist. Dat verhaal moet je kennen voordat je iets bouwt, want soms is de conclusie simpel: de tweede registratie kan weg.

Drie vragen per registratie

• Wie gebruikt deze gegevens en hoe vaak? Vraag het na bij die persoon, gok het niet.
• Welk besluit hangt eraan? Een registratie waar geen besluit op volgt, is een kandidaat om te schrappen.
• Wat gebeurt er als we er een maand mee stoppen? Vaak is het antwoord: niets.

Anders automatiseer je de rommel

De verleiding is groot om meteen AI of een koppeling over het bestaande proces heen te leggen. Dan voert een workflow de dubbele registratie voortaan automatisch uit. Het lijkt winst, maar de overbodige registratie blijft bestaan en je hebt er onderhoud bij. Eerst opruimen dus. Wat je schrapt, hoef je nooit meer te automatiseren.

Wat overblijft, mag je automatiseren

Na het opruimen houd je overdrachten over die echt nodig zijn, zoals gegevens die van het ECD naar een kwaliteitssysteem moeten. Die stappen kun je automatiseren met een workflow die de gegevens overzet en klaarzet ter controle. De medewerker kijkt het na en bevestigt. Zo verdwijnt het overtypwerk en blijft de controle bestaan.