Procesautomatisering
Van 2.500 begrote uren handwerk naar 26 uur doorlooptijd
Wat het opleverde
52 teams
cliëntagenda’s, roosters en arrangementen verwerkt
26 uur
doorlooptijd in plaats van 5 tot 7 dagen handwerk per team
Bestaand ECD
werkt direct in het zorgsysteem, met menselijke controle op uitzonderingen
Het probleem
Bij een grote systeemmigratie moesten voor 52 teams alle cliëntagenda’s, roosters en arrangementen opnieuw worden ingericht. Handmatig zou dit 5 tot 7 dagen per team duren: in totaal bijna 2.500 uur schaarse werktijd van planners en zorgadministratie.
De aanpak
Samen met de projectorganisatie en planners brachten we de exacte klikstappen en beslisregels in kaart. De vaste, repeterende handelingen zijn geautomatiseerd, zodat het voorwerk rechtstreeks in het bestaande ECD wordt uitgevoerd. Uitzonderingen worden gemarkeerd zodat de planner of beheerder ze zelf beoordeelt.
Het resultaat
Het handwerk van bijna 2.500 begrote uren is teruggebracht naar ongeveer 26 uur gecontroleerde doorlooptijd. De migratie liep op tijd door zonder extra druk op de zorgteams, en planners hielden volledige regie op afwijkingen.
Gebruikt
- procesoptimalisatie
- workflow-automatisering
- bestaand zorgsysteem