Spraakgestuurd rapporteren in de zorg: inspreken in plaats van typen

Typen is de langzaamste vorm van rapporteren

De meeste zorgmedewerkers rapporteren aan het eind van de dienst, achter een scherm, uit het hoofd. Tegen die tijd zijn details vervaagd en wachten er collega’s die hetzelfde moeten doen. Praten gaat voor bijna iedereen sneller dan typen. En je kunt het doen op het moment dat de informatie nog vers is, direct na het contactmoment.

Zo werkt het

Je spreekt in wat er is gebeurd, zoals je het aan een collega zou vertellen. Spraakherkenning zet je woorden om in tekst. Een taalmodel maakt daar een concept-rapportage van in het vaste format van jullie organisatie. Dat concept lees je na, je past aan wat niet klopt en je tekent af. Pas dan gaat het het dossier in.

Inspreken kun je leren

Een goed ingesproken bericht levert een beter concept op. Een paar gewoontes helpen daarbij.

• Vertel chronologisch: wat gebeurde er eerst, wat daarna.
• Noem feiten: wat zag je, wat zei de cliënt, wat heb je gedaan.
• Sluit af met wat je collega’s moeten weten voor de volgende dienst.
• Twijfel je of iets erin moet, spreek het toch in. Schrappen in het concept is makkelijker dan aanvullen.

Kies een rustige plek

Je spreekt over een cliënt, dus doe dat waar anderen niet meeluisteren. Een kantoortje of de auto werkt beter dan de gang. En gebruik alleen de app of omgeving die jullie organisatie daarvoor heeft ingericht.

Jij blijft verantwoordelijk

Het model maakt een concept, meer is het niet. Jij bepaalt wat er in het dossier komt. Lees elk concept na alsof een collega het voor je heeft voorgeschreven: klopt de volgorde, kloppen de feiten, staat er niets in dat jij niet hebt gezegd. Daarna teken je af. De verantwoordelijkheid voor de inhoud verandert niet door de techniek, die blijft bij jou.